L'analyse de la demande et l'analyse des besoins - Deux approches différentes

Bien souvent, lorsqu'on analyse les systèmes de formation et leur fonctionnement dans les organisations, une première observation quasi générale met en évidence un manque d'implication des différents acteurs (du décideur au formé) dans le processus et une grande perte d'information qui en est la conséquence. On constate, si l'on interroge les personnes, que parfois la formation offerte ne correspond pas aux besoins, aux demandes, aux problèmes décrits comme étant à l'origine de la demande. On serait tenté de conclure, à la Woody Allen : " La formation était la réponse, mais quelle était la question ? " Cette conclusion, en forme de boutade, semble correspondre dans bien des cas à un fonctionnement réel. Au cours de nos rencontres avec les partenaires du projet ADAPT Flexifor, ainsi que dans notre expérience de formateurs et consultants en entreprise, nous constatons que souvent la personne chargée de l'organisation des formations dans une institution est amenée à réaliser une analyse de la demande (où l'on présuppose que la demande s'appuie sur des besoins de formation clairement et concrètement identifiés) plutôt qu'une réelle analyse des besoins. Le premier travail consiste donc à passer de l'analyse de la demande à l'analyse des besoins.

• La demande formulée est " mûre " (c’est-à-dire qu’elle découle de besoins clairement identifiés)

• Une demande de formation est un symptôme en soi, une indication qu’un problème existe, il convient d’aller au-delà.

• La perception qu’ont les personnes de leurs difficultés et des causes de celles-ci est fiable.

• Les personnes directement concernées par le problème ont parfois des difficultés à prendre le recul nécessaire pour en percevoir toutes les causes et implications

• La demande finale exprimée au formateur correspond exactement aux besoins ressentis sur le terrain.

• Les relais, parfois nombreux, entre l’expression d’un problème et la demande de formation qui aboutit au formateur sont source de perte d’information. Il convient d’aller à la recherche de l’information initiale.

• Sans une analyse approfondie et élargie de problème, on risque de programmer des formations au sens classique alors que d’autres types d’actions de développement pourraient répondre au problème plus adéquatement.

• Les personnes savent quel type de formation permettra de répondre à leurs besoins et de résoudre leurs difficultés.

La démarche Flexifor propose de partir du contexte de l'entreprise /institution, des différents acteurs impliqués, de leurs enjeux respectifs et de leurs besoins réels. Cette analyse a pour but de préparer le projet d'intervention. L'intervention pouvant prendre une toute autre forme qu'une action de formation en tant que telle. Dès lors, nous tentons de poser les questions sans a priori sur les réponses.

Confrontée à des contextes organisationnels ou institutionnels spécifiques, cette démarche pose des questions de faisabilité et fait apparaître la nécessité d'interaction entre les différents acteurs en présence. Le dialogue devient incontournable, conduisant inévitablement à la régulation mais devenant aussi un de ses outils de prédilection. Lorsque le dialogue ne s'installe pas, cela conduit à des incompréhensions mutuelles ou à des blocages institutionnels qui ont pour conséquence de diminuer la motivation des personnes qui s'étaient impliquées. Si le dialogue est impossible, il faudra revoir l'objectif même de l'installation de formation flexible, puisqu'une de ses caractéristiques, le co-pilotage, ne pourra jamais être rencontrée. Dans ce cas de figure, il est nécessaire de se donner des objectifs intermédiaires d'améliorations de la flexibilité des moyens de formation ou d'amélioration du processus d'analyse des besoins.

C'est avec l'objectif de fournir une aide méthodologique pour cette étape que nous avons réalisé un Cahier-guide de l'analyse des besoins, combinant le dialogue, l'implication de tous les acteurs, la régulation et la traçabilité du processus. Ce cahier-guide proposer un cheminement, nous l'avons appelé la " marelle de l'analyse des besoins ", il est disponible sur ce site.

Cahier méthodologique d'analyse des besoins